LE ISPEZIONI DELLA FDA PER I DISPOSITIVI MEDICI

Tutte le aziende che producono Dispositivi Elettromedicali e che esportano o hanno intenzione di esportare negli Stati Uniti, saranno soggette ad una ispezione della FDA, l’ente americano che sottende alle autorizzazioni alle importazioni in USA per alcuni tipologie di prodotti come l’alimentare, il farmaceutico il cosmetico e i dispositivi medici ,

La verifica viene generalmente effettuata presso l’organizzazione produttrice con lo scopo di appurare che, all’interno dello stabilimento, i processi di realizzazione siano conformi a quanto richiede la normativa FDA di riferimento che è la  21 CFR 820

La visita dell’ FDA può essere annunciata con qualche giorno di anticipo, ma a differenza di altri audit (come ad esempio quelle sulla ISO9001), potrebbe anche essere  a sorpresa o con un brevissimo preavviso.: tale comportamento dipende dal tipo di verifica e dallo stato di conformità pregressa dell’organizzazione. In genere sono ispezioni preannunciate, quelle  che sono di routine, mentre quelle dovute a specifici motivi legati ad esempio a problemi riscontrati sui  prodotti della azienda o su prodotti simili di altre aziende, potrebbero essere effettuate  a sorpresa.

1.    TIPOLOGIE DI ISPEZIONI

Le ispezioni della FDA si basano su una metodologia creata nel lontano 1999 detta QSIT  Quality System Inspection Technique  e sono suddivise in  quattro diversi tipologie che sono applicate  sulla base dello scopo della verifica e dei tempi in cui essa è svolta.

1 ISPEZIONI IN FASE DI PRE-APPROVAZIONE

Se una azienda ha presentato una richiesta alla FDA per la  commercializzazione di un nuovo dispositivo è molto probabile che sia programmata un’ispezione di pre-approvazione.

Lo scopo di queste ispezioni è quella di verificare da una parte le funzionalità operative del Dispositivo Medico sulla base di quanto dichiarato dall’azienda, e dall’altra avere la confidenza che la struttura dell’azienda sia adatta per la realizzazione di tale dispositivo

In questo tipo di verifica è possibile concordare delle linee guida per l’audit che una volta approvate dalla FDA saranno la base per l’ispezione: questa modalità ha ovviamente il vantaggio nel fatto che l’azienda può prepararsi in anticipo sapendo su che cosa si baserà l’audit

Qualche volta può accadere che non si verifichi alcuna ispezione di pre-approvazione, ma la FDA effettua solamente una valutazione del prodotto esaminando i rischi del dispositivo, dell’impianto su cui verrà installato ed i rischi di  processo.

2 ISPEZIONI DI ROUTINE

Si tratta di ispezioni che devono essere effettuate obbligatoriamente ogni due anni e che riguardano soprattutto i produttori di dispositivi medici di classe II o di classe III (secondo la classificazione americana)

Sono quattro le aree di controllo coinvolte in tale tipo di Ispezione::

1. Azioni correttive e preventive (CAPA);
2. Responsabilità della Direzione;  
3. Progettazione ;
4. Processo di Produzione

Tali aree sono ispezionate dalla FDA sulla base dei seguenti criteri:

• livello 2 – che ricopre tutti e quattro i sottosistemi. In genere tale livello di ispezione viene attivato alla prima visita in azienda e viene riproposto dopo vari cicli di livello 1 e cioè ogni sei anni.
• livello 1 – che riguarda le ispezioni successive. Includeranno sempre il sottosistema (1) CAPA, più uno degli altri principali sottosistemi a rotazione.

Naturalmente, la frequenza e il tipo di ispezioni possono dipendere molto da ciò che gli ispettori trovano durante le varie visite.  Ad esempio se sono stati riscontrati problemi o Non Conformità è possibile che ci siano una o più visite anche prima dei due anni stabiliti.

3 ISPEZIONI DI FOLLOW-UP

Se sono state inviate delle notifiche 483, delle osservazioni significative o una Lettera di Richiamo, FDA generalmente potrebbe richiedere un’ispezione al fine di verificare le azioni che sono state intraprese per rispondere in modo adeguato e corretto ai rilievi sollevati.

Qualora questa condizione non si sia avverata l’ispettore FDA documenterà le violazioni correnti che saranno utilizzate come prova per effettuare future azioni regolatorie nei confronti della organizzazione.

4 ISPEZIONI “PER CAUSA”

Le ispezioni “per causa” si verificano laddove sia stato segnalato un problema alla FDA, ad esempio da parte di utilizzatori del Dispositivo Medico o da pazienti sui quali sia stato utilizzato.

Sicuramente un’ ispezione di questo tipo viene effettuata, nel caso si siano verificati  danni significativi o richiamo di prodotti.

A differenza delle altre tipologie, non vengono generalmente seguite delle linee guida per l’azione ispettiva in quanto in genere gli auditor FDA  hanno molta libertà di azione.

Sono ispezioni molto approfondite, svolte quasi sempre a sorpresa e possono spaziare anche in argomenti che possono essere al di fuori del problema specifico che le ha indotte.

2.    RISULTATI DI UNA ISPEZIONE

Diversi possono essere i risultati di una Verifica Ispettiva della FDA sulla base della tipologia di verifica e di quanto riscontrato dagli Ispettori. Vediamo i principali documenti emessi al termine dell’ispezione

1. Per ogni ispezione viene emessa una relazione scritta denominata Rapporto di ispezione di stabilimento che contiene i risultati dell’audit e a cui viene allegata la documentazione raccolta in loco, le evidenze come prova dei rilievi sollevati e le eventuali risposte fornite dalla azienda. Nel caso di Ispezione di Pre-approvazione tale rapporto riporta la eventuale  raccomandazione , da parte degli ispettori, per l’approvazione da parte dell’ FDA del dispositivo medico oggetto dell’analisi
2. Un modulo FDA 483 viene rilasciato al termine di un’ispezione quando si sono osservate eventuali situazioni di non conformità ai requisiti del 21 CFR 820 . Al termine di un’ispezione, il modulo 483 della FDA viene presentato e discusso con la direzione dell’azienda che é invitata a rispondere per iscritto alle osservazioni contenute in tale modulo con un piano d’azioni correttive e quindi a implementare tempestivamente tale piano. La mancata attuazione delle Azioni Correttive può portare ad emettere una Lettera di Richiamo
3. Una Lettera di Richiamo  viene invece  emessa quando durante l’ispezione vengono rilevate gravi violazioni delle regole FDA o di leggi correlate (es. pratiche di marketing illegali o ingannevoli). La Lettera di Richiamo fornisce anche istruzioni su quali azioni devono essere intraprese per porre rimedio alla situazione e una serie di scadenze per la notifica alla FDA dei progressi dell’azienda: Durante questo periodo, la FDA controlla regolarmente il trasgressore per verificare lo stato di avanzamento delle azioni correttive. La mancata risoluzione dei problemi sollevati da FDA potrebbe comportare anche il ritiro dei contratti con le agenzie sanitarie federali

3.    PREPARARSI AD UNA ISPEZIONE FDA

Essere oggetto di una Verifica ispettiva FDA è un evento che per molte aziende può rivelarsi una situazione alquanto impegnativa perché in ballo vi è la commercializzazione di Dispositivi Medici in U.S.A. e soprattutto tenendo conto che potrebbe anche essere una visita non annunciata

Per tale motivo l’organizzazione dovrebbe essere costantemente pronta come se tale ispezione dovesse arrivare tutti i giorni da un momento all’altro.

Vediamo i principali punti su cui l’azienda deve porre la propria attenzione:

1. Prima di tutto bisogna avere un valido Sistema di gestione per la qualità conforme alla normativa americana  21 CFR part 820.  Chi è già certificato ISO 13485 :2016 e magari crea applicazioni informatiche  in conformità alla IEC 62304, è sicuramente avvantaggiato in quanto hanno requisiti simili alla 21 CFR part 820 (tant’è che la FDA ha intenzione in futuro di adottare la normativa ISO). Teniamo comunque presente che il Sistema di gestione dell’azienda deve essere conforme alla 21 CFR part 820 che è il riferimento normativo ufficiale per FDA.
2. Avere un buon Sistema Qualità ben documentato non è ovviamente sufficiente, ma è necessario che:
   a)  Il Manuale e le procedure scritte siano puntualmente e costantemente applicate secondo la antica logica “Scrivi quello che fai, fai quello che scrivi e danne evidenza”.
   b) Il Sistema Qualità sia costantemente tenuto sotto controllo e rivisto per adattarlo alle mutate impostazioni organizzative dell’azienda. Molto importante è quindi il ruolo del responsabile della Qualità che ha il compito di tenere aggiornato il Sistema di gestione
3. Seguire le indicazioni contenute nelle guide fornite dalla FDA che danno informazioni su come tale ente conduce le ispezioni
4. Essere organizzativamente sempre pronti a ricevere gli ispettori FDA   magari impostando una apposita procedura che regoli la gestione interna di tale ispezione.
5. Utilizzare gli audit interni come processo di simulazione della visita FDA: cercando da una parte di essere  molto più rigorosi e severi dell’ente americano, e dall’altra utilizzare questo strumento per formare gli addetti ai lavori a subire tale tipo di ispezione .
6. Non bisogna dare assolutamente l’impressione che all’arrivo dell’ispettore non si sappia cosa fare o addirittura che tale evento getti l’azienda nel caos. Questo potrebbe instaurare la convinzione, molto pericolosa, che la confusione sia il modus operandi abituale dell’azienda
7. Durante la seduta ispettiva evitare il più possibile che l’ispettore FDA possa troppo liberamente accedere, in modo autonomo, ai documenti aziendali nelle aree riservate di conservazione.E’ necessario che tutto quello che può essere oggetto di verifica (es. i documenti di gestione CAPA o dei reclami) sia stato adeguatamente preparato in anticipo.
8. Se l’ispettore fa una domanda, fornire la risposta specifica alla domanda, ma  niente di più Se l’ispettore ha una domanda o un’osservazione che non si comprende, chiedere chiarimenti. Ogni risposta fornita dovrebbe essere supportata da evidenze documentali
9. Non sentirsi obbligati a risolvere immediatamente i problemi sollevati durante l’ispezione. Non si ottengono vantaggi nel farlo, ma anzi la FDA scoraggia questa pratica.